5S
5S is een methode om het gedrag van mensen te veranderen door het inrichten van een overzichtelijke werkplek, standaardwerkwijzen af te spreken en samen te verbeteren.
- Voor 5S
- Na 5S
Wat levert het op ?
5S stimuleert mensen om gezamenlijk processen te verbeteren, wat tot verhoging van werkplezier en motivatie leidt. Werkplekken worden schoner en overzichtelijker, wat weer minder fouten en zoektijd tot gevolg heeft. Door overeenstemming over de standaardwerkwijzen ontstaat een stabiele situatie voor verdere verbetering.
Het eindresultaat is een groep mensen, die effectief en met plezier hun bijdrage leveren in een omgeving, die door hen zelf schoon en overzichtelijk wordt gehouden.
Stappen / Structuur
5S staat voor de 5 stappen, allemaal beginnend met S, die in deze volgorde worden doorlopen:
1. Scheiden
Afscheid nemen van overbodige spullen. Door gezamenlijk te beslissen over wat wel en niet nodig is, kunnen veel overbodige materialen, gereedschappen en papieren worden opgeruimd. Deze stap wordt door de deelnemers als zeer verfrissend en vooral erg leuk ervaren.
Uitspraak hoofd Technische dienst:“ Ik weet niet hoe jullie het doen, maar iedereen loopt met een grote glimlach van alles weg te gooien!”.
Op de werkplek blijft over wat strikt noodzakelijk is, om het werk te kunnen doen.
2. Schikken
Alles wat nodig is krijgt een vaste, herkenbare plek. Materialen, gereedschappen, formulieren etc. hebben vaste plaatsen processen sneller (geen zoektijd) en foutlozer (geen afleiding) verlopen.
Uitspraak montage medewerker: Ik kan veel lekkerder doorwerken, nu ik niet steeds op zoek moet. Iedereen heeft nu ook voldoende gereedschap, waardoor we niet meer bij elkaar hoeven te ‘ lenen’ .
De vindbaarheid draagt bij aan werkplezier (minder frustratie) en aan de kwaliteit van het werk, omdat de juiste gereedschappen worden gebruikt (Geen mespunt in de schroef, omdat de schroevendraaier niet is te vinden).
3. Schoonmaken
Alles is zo schoon als afgesproken. ls eerste maakt het team afspraken over hoe schoon de werkplek moet zijn, bijvoorbeeld zandvrij / stofvrij / vetvrij / bacterievrij.
Vervolgens wordt besloten hoe zover te komen: Met welke middelen maken we schoon, hoe vaak, en vooral WIE maakt er schoon. Deze afspraken worden vastgelegd in schoonmaakstandaarden.
Uitspraak operator:
“ Het schoonmaken blijft lastig; we zien absoluut het voordeel, maar soms is het gewoon te druk. De schoonmaak-standaarden helpen dan om onze chef te laten zien dat we achter lopen met schoonmaken….”
Met elkaar wordt afgestemd hoe het schoonmaken tot een dagelijkse standaard routine wordt gevormd; afwijkingen en aanspreken op gedrag wordt met het team besproken.
4. Standaardiseren.
Er is overeenstemming over de standaard werkwijze. Door onderlinge kennisuitwisseling komt de beste werkwijze bovendrijven (gezamenlijke inbreng)
Als de werkwijze is vastgesteld, komt het neer op het zorgvuldig vastleggen in bruikbare documenten; saaie documenten met veel tekst verdwijnen in de kast, en worden nooit geraadpleegd. Een sterk visuele instructie, bijvoorbeeld een foto-stripverhaal, nodigt veel meer uit.
”Door de foto’s hoeven we nieuwe mensen veel minder uit te leggen; als ze het even niet weten, zoeken de de juiste handelingen op, en hoeven ons niet meer te storen”.
Het vasthouden van de afspraken (borging van de standaard) is het lastigste; (Zelf) discipline blijft lastig, en het voorbeeld gedrag van het management speelt hierin een cruciale rol.
5. Standhouden
De resultaten van 5S worden met regelmaat besproken en bijgestuurd.
Doormiddel van audits, werkoverleg en teamoverleg worden de resultaten (stijgend én dalend) tegen het licht gehouden, besproken en bijgestuurd. De stappen 1 t/m 4 worden met regelmaat doorlopen, met steeds verdere verbetering als resultaat.
Het toewijzen van een 5S STER-taak aan een van de medewerkers in een afdeling is een sterk middel voor het standhouden van 5S.
5S in een groter geheel
5S is een Basis tool en is op meerdere plaatsen in een verbetertraject goed in te zetten.
- 5S in zijn geheel, van begin tot eind, doorvoeren levert een stabiele basis voor verdere verbetering. Daarmee is het een uitstekende methode om mee te beginnen.
- 5S opknippen in de eerste 2, en de laatste 3. Na de ‘ grote schoonmaak’ wordt overgesprongen naar een andere verbetertechniek, als waardestroomanalyse, of bijvoorbeeld lijn-balanceren, waarmee processen opnieuw worden ingericht.
De laatste 3 S-en, schoonmaken, standaardiseren en standhouden, worden doorlopen om het nieuwe proces te borgen.
Valkuilen
Er zijn een aantal belangrijke valkuilen bij de invoering van 5S:
- De belangrijkste valkuil is onderschatting, met name door het management. ‘ Even een 5S-je doen’ levert een spectaculair verbeterde werkplek op, maar het echte 5S-gedrag is niet aangesproken. Medewerkers blijven het oude gedrag vertonen, zodat het bij een eenmalige grote schoonmaak blijft. Het management speelt een cruciale rol in het bespreekbaar maken van gewenst / ongewenst gedrag. Omgang met verandering, weerstand en (zelf)discipline, als ook het stimuleren van initiatief, zijn essentiële bijdragen van het management aan een 5S project. De rol van het management komt in een inleidende training ‘ verbetermanagement voor leidinggevenden’ aan bod.
- De tweede valkuil is een gebrek aan tijd / middelen: De meeste mensen willen graag een bijdrage leveren aan een verbeterproject, maar als de productie altijd maar weer voor blijft gaan, frustreert dat de voortgang van de verbeteringen. Als iemand zijn taak niet heeft uitgevoerd, is dat een direct excuus voor de andere teamleden hun taak niet uit te hoeven voeren. De schone opgeruimde werkplek wordt een doel op zich, terwijl het een middel is tot een gedragsverandering in bredere zin.
Wat doet Lean Support?
Lean Support ondersteunt bedrijven in het zelfstandig (leren) uitvoeren van 5S projecten, doormiddel van
- Training en coaching van management / opdrachtgevers.
- Training van de 5S-teamleden.
- Coaching en begeleiding van de interne 5S-coach.
Aanreiken van ondersteunende methodes en technieken.
Praktijkvoorbeeld
- Kantoor voor 5S.
- Kantoor tijdens 5S.
- Kantoor na 5S.
- Praktijk 1
- Praktijk 2