Iedereen keek vol verbazing naar de manager

Een van de krachtigste tools om verspillingen zichtbaar te maken is een waardestroomanalyse.  Deze kan zo goed werken en zoveel tijd besparen  dat er minder mensen nodig zijn en dus banen kunnen verdwijnen. Er zijn verschillende varianten van beschikbaar, voor logistiek en voor kantoorprocessen, of een combinatie ervan. De variant ‘Makigami’ (dat zoiets betekent als papier dat laat zien) is met name geschikt voor complexe kantoorprocessen; er wordt gebruik gemaakt van zogenaamde ‘zwembanen’ waarin de rollen van de deelnemers in horizontale banen zichtbaar wordt gemaakt.

Elke overdracht heeft een foutkans van 2 tot 5%

Telkens als er een overdracht tussen functionarissen plaatsvindt, wordt de zwembaan verlaten en het proces in een andere baan (door een andere functionaris) voortgezet. Wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond, dat elke overdracht een foutkans van 2 – 5% heeft. Zoals bij elke waardestroomanalyse wordt eerst de huidige situatie in beeld gebracht en wordt aansluitend een gewenste toekomstig proces ontwikkeld.

Zijn we bezig mijn baan overbodig te maken?

Afgelopen week mocht ik deel zijn van een waardestroomanalyse en tijdens het opbouwen van de toekomstige, gewenste situatie werd het verbeterpotentieel overduidelijk herkenbaar: er zou heel wat tijd kunnen worden bespaard. Toch ontstond onder de deelnemers een groeiende onrust. Nadat ze in eerste instantie de kaarten tegen de borst hielden, kwam later toch het hoge woord eruit: nog niet zo lang geleden was een aantal collega´s afgevloeid en nu bleven, door een betere taakverdeling een aantal zwembanen leeg…

Als jij je baan verliest, pak ik ook mijn biezen

De pijn van het recente afscheid dreunde door en bleef maar één prangende vraag over: Ben ik nu bezig mijn eigen baan overbodig te maken? Hierop volgde een geweldige interventie van een begripvol manager:

• Door het vertrek van collega’s moeten we de taken beter verdelen, er zijn teveel open eindjes.  Dit leverde herkenning bij de medewerkers op.
• De prijs voor de verbeteringen komt bij de concurrent te liggen: wij doen het met dit proces zoveel beter, dat de klant niet anders kan dan ons het werk gunnen. Dit leverde instemming bij de medewerkers op.
• Mocht het hoger management alsnog beslissen dat dit jou je baan zou kosten, dan pak ik, samen met jou, ook mijn biezen. Dit leverde natuurlijk superveel waardering bij de deelnemers op en werd in stille verbazing ontvangen.

Een manager die niet 100% voor zijn personeel staat, kan deze frase beter niet aanhalen; zijn geloofwaardigheid ligt zó op straat. Deze manager, die al eerder zijn betrokkenheid met het personeel had laten gelden, was volstrekt geloofwaardig. Mike, dank je voor deze geweldige ervaring!